پرینترهای اداری جزو تجهیزات حیاتی هر سازمان و شرکت محسوب می‌شوند. بدون پرینتر، فرآیند چاپ اسناد، قراردادها، فاکتورها و گزارش‌ها مختل می‌شود. به همین دلیل، نگهداری صحیح و اصولی از این دستگاه‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد. در این مقاله علاوه بر نکات عمومی نگهداری پرینتر، وارد جزئیات فنی نیز می‌شویم و با استفاده از جدول‌های مقایسه، تفاوت‌ها و راهکارهای بهینه را بررسی خواهیم کرد.
هزینه خرید یک پرینتر اداری جدید می‌تواند بسیار زیاد باشد. از سوی دیگر، خرابی‌های مکرر پرینتر باعث اختلال در روند کاری می‌شود. بنابراین، نگهداری اصولی و افزایش عمر مفید پرینتر باعث صرفه‌جویی مالی و افزایش بهره‌وری سازمان خواهد شد.
اولین گام برای افزایش عمر پرینتر، انتخاب دستگاه مناسب با نیازهای سازمان است. پرینترهای لیزری و جوهرافشان هر کدام مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند.
| ویژگی | پرینتر لیزری | پرینتر جوهرافشان |
|---|---|---|
| کیفیت چاپ متن | بسیار عالی | خوب |
| کیفیت چاپ تصویر | متوسط | بسیار عالی |
| سرعت چاپ | زیاد | کمتر از لیزری |
| هزینه مصرفی | کمتر | بیشتر |
| عمر مفید | طولانی‌تر | کوتاه‌تر |
نوع کاغذ مورد استفاده تاثیر مستقیمی بر عملکرد و عمر پرینتر دارد. کاغذهای بی‌کیفیت به هد چاپ و غلتک‌ها آسیب می‌زنند. در جدول زیر مقایسه بین انواع کاغذ آورده شده است:
| نوع کاغذ | مزایا | معایب |
|---|---|---|
| کاغذ استاندارد ۸۰ گرمی | مناسب برای چاپ روزمره، هزینه مناسب | مقاومت کمتر در برابر رطوبت |
| کاغذ گلاسه | کیفیت بالای چاپ تصاویر | گران‌تر، مناسب همه پرینترها نیست |
| کاغذ بازیافتی | دوستدار محیط زیست | احتمال ایجاد Jam و کاهش کیفیت چاپ |
کارتریج‌ها بخش اصلی پرینتر هستند. استفاده از کارتریج‌های تقلبی یا غیر استاندارد می‌تواند آسیب جدی به دستگاه وارد کند. همچنین نگهداری در شرایط نامناسب (رطوبت یا گرمای زیاد) باعث کاهش کیفیت چاپ خواهد شد.
| نوع کارتریج | مزایا | معایب |
|---|---|---|
| کارتریج اورجینال | کیفیت بالا، عمر مفید بیشتر | گران‌تر |
| کارتریج سازگار (Compatible) | هزینه کمتر، کیفیت مناسب | در برخی موارد عمر کمتر نسبت به اورجینال |
| کارتریج تقلبی | بسیار ارزان | کیفیت پایین، آسیب به پرینتر |
گرد و غبار و ذرات ریز کاغذ به مرور در مسیر چاپ و روی غلتک‌ها انباشته می‌شوند. در پرینترهای لیزری، تجمع تونر اضافی نیز مشکل‌ساز است. در بخش فنی توصیه می‌شود هر ۳ ماه یک‌بار پرینتر باز شده و هد، غلتک‌ها، و مسیر کاغذ با برس آنتی‌استاتیک یا پارچه بدون پرز تمیز شوند.
پرینترهای اداری دارای بردهای الکترونیکی حساسی هستند. نوسانات برق یا قطع ناگهانی می‌تواند باعث آسیب دائمی به مین‌بورد پرینتر شود. استفاده از UPS نه تنها دستگاه را در برابر شوک‌های الکتریکی محافظت می‌کند، بلکه امکان ادامه چاپ در زمان قطع برق را نیز فراهم می‌سازد.
پرینترها دارای سیستم عامل داخلی (Firmware) هستند. تولیدکنندگان به‌طور منظم به‌روزرسانی‌هایی ارائه می‌دهند که مشکلات امنیتی، باگ‌ها و ناسازگاری‌ها را رفع می‌کند. نادیده گرفتن این آپدیت‌ها می‌تواند در طولانی‌مدت باعث کاهش کارایی دستگاه شود.
هزینه نگهداری و مواد مصرفی پرینترها یکی از مهم‌ترین پارامترها در انتخاب و مدیریت آن‌ها است. در جدول زیر مقایسه‌ای از هزینه‌ها آورده شده است:
| نوع پرینتر | هزینه مواد مصرفی | هزینه سرویس | طول عمر متوسط |
|---|---|---|---|
| لیزری | کمتر | متوسط | ۵ تا ۷ سال |
| جوهرافشان | بیشتر | کمتر | ۳ تا ۵ سال |
رعایت نکات نگهداری پرینتر ترکیبی از اقدامات ساده (مثل استفاده از کاغذ استاندارد) و نکات فنی (مثل سرویس دوره‌ای داخلی و آپدیت Firmware) است. با مدیریت صحیح، می‌توان عمر مفید پرینتر را تا دو برابر افزایش داد.
طراحی شده توسط شرکت طراحی سایت در یزد ایده‌کاوگلزار
کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به شرکت ماشین‌های اداری مؤید می باشد.
