هزینه‌های چاپ یکی از مخارج پنهان در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها است. با چند اقدام ساده در تنظیمات، شیوه‌ی کار و نگهداری پرینترها و دستگاه‌های کپی می‌توانید هزینه‌ها را به‌طور چشمگیری کاهش دهید، عمر مصرف‌پذیرها را بیشتر کنید و اثر زیست‌محیطی دفتر را کاهش دهید. در این راهنما، راهکارهای عملی، تنظیمات پیشنهادی و نکات نگهداری را گام‌به‌گام می‌آوریم.
تعداد صفحات سیاه و سفید و رنگی چاپ‌شده در ماه را مشخص کنید. این اطلاعات معمولاً در گزارش‌های پرینترهای شبکه‌ای یا از طریق نرم‌افزار مدیریت چاپ قابل استخراج است.
بررسی کنید کدام دستگاه‌ها بیشترین هزینه مصرفی را دارند (برحسب هزینه هر صفحه، خرابی زیاد یا مصرف تونر بالا).
فعال کردن چاپ دوطرفه می‌تواند تا ۴۰–۵۰٪ مصرف کاغذ را کاهش دهد که به‌صورت غیرمستقیم هزینه کلی چاپ را کم می‌کند.
کارتریج‌های High Yield هزینه هر صفحه را کاهش می‌دهند؛ اگر حجم چاپ بالا دارید، خرید آنها به‌صرفه‌تر است.
اطمینان از صحت صفحه‌بندی و جلوگیری از چاپ صفحات اضافی یا اشتباه.
پیشرفت سیستم‌های مدیریت مدارک (DMS) و جایگزینی چاپ برای آرشیو با ذخیره‌سازی دیجیتال.
نرم‌افزارهای مدیریت چاپ (مثل Print Management Solutions) قابلیت‌های زیر را دارند:
برای تصمیم‌گیری اقتصادی، هزینه هر صفحه را محاسبه کنید:
هزینه هر صفحه = (قیمت کارتریج یا تونر ÷ تعداد صفحات قابل چاپ) + هزینه کاغذ + هزینه نگهداری/تعمیر
| مشکل | دلیل | راه‌حل |
|---|---|---|
| مصرف تونر بالا | کیفیت چاپ روی حالت High، استفاده از رنگ برای متن سیاه | تنظیم Draft/Grayscale، بررسی تنظیمات نرم‌افزاری |
| اتلاف کاغذ | چاپ صفحات اشتباه یا بدون پیش‌نمایش | فعال کردن Print Preview و Duplex |
| هدررفت زمان برای پرینت‌های مکرر | صف‌بندی نامناسب یا صف‌های طولانی در پرینتر اشتراکی | استفاده از نرم‌افزار مدیریت چاپ و تخصیص پرینترها |
خیر؛ برای متن‌های معمولی تفاوت چشمگیری مشاهده نمی‌شود و حالت Draft برای اسناد داخلی کاملاً مناسب است.
اگر حجم چاپ شرکت متوسط تا بالا باشد، بله. هزینه هر صفحه در کارتریج‌های پرظرفیت (High Yield) پایین‌تر است.
با گزارش‌گیری ماهانه از مصرف صفحات، تونر و تعداد خطاها. نرم‌افزارهای مدیریت چاپ این اطلاعات را به‌صورت تفکیک‌شده ارائه می‌دهند.
کاهش هزینه‌های چاپ ترکیبی از تنظیمات فنی، تغییر در فرهنگ کاری و نگهداری دقیق تجهیزات است. با اجرای چند قانون ساده—مثل فعال‌سازی چاپ دوطرفه، استفاده از حالت اقتصادی برای چاپ، مدیریت رنگ و خرید کارتریج‌های مناسب—می‌توانید هزینه‌ها را به‌طرز محسوسی کاهش دهید و به بهره‌وری سازمان کمک کنید.
طراحی شده توسط شرکت طراحی سایت در یزد ایده‌کاوگلزار
کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به شرکت ماشین‌های اداری مؤید می باشد.
